Wpłać darowiznę na rzecz Stowarzyszenia: 90 1140 2004 0000 3702 7710 5478

Wraz z podpisaniem umowy o pracę stajesz się pracownikiem firmy, która tworzy Twoje akta osobowe niezbędne do realizacji umowy. Im więcej lat pracy, tym więcej danych może się tam znaleźć. Jakie informacje i w jakim zakresie może przechowywać pracodawca?

Na pierwszy ogień idzie podanie o pracę (CV, list motywacyjny lub ewentualnie portfolio) oraz inne dokumenty, które były wymagane podczas rekrutacji (data urodzenia, świadectwa ukończenia szkół, kursów, rekomendacje od poprzednich pracodawców). W miarę upływu czasu teczka pęcznieje i trafiają do niej inne dokumenty związane z wykonywaniem przez Ciebie służbowych obowiązków (rozliczenia wyjazdów, delegacji, opłacanych przez pracodawcę szkoleń) i oceną Ciebie jako pracownika (pochwały, nagany, skargi itp.). Możesz o tym nie myśleć, ale do akt będą trafiać też pewne dane niemające charakteru stricte zawodowego. Będziesz je sam podawać w związku ze zdarzeniami i sytuacjami wpływającymi na realizację obowiązków (narodziny dziecka albo śmierć krewnego, wezwania do sądów, na policję i do innych instytucji) lub zmianę statusu osobowego i danych kontaktowych (fakt zawarcia małżeństwa i zmiany nazwiska, zmiana adresu zamieszkania). Koniec końców robi się z tego dossier, które nie powinno trafić w niepowołane ręce.

Kto ma dostęp do Twoich danych?

Dane przechowywane przez pracodawcę mają charakter poufny. Oznacza to ni mniej ni więcej, że nie mogą być udostępniane osobom trzecim bez Twojej zgody lub wyraźnej podstawy prawnej. W samym zakładzie pracy dostęp do Twoich danych mają oczywiście pracownicy, którzy zajmują się ich przetwarzaniem i mają do tego specjalne uprawnienia (np. pracownicy działu księgowości, pracownicy działów HR, pracownicy działów finansowych). Dane mogą migrować między działami lub filiami spółek w zależności od tego, gdzie i jak pracujesz. W wyjątkowych, określonych prawem przypadkach pracodawca może zostać zobowiązany też do ujawniania Twoich danych organom publicznym. Dzieje się tak w sytuacji zewnętrznych audytów finansowych albo kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. W innych przypadkach ujawnianie informacji na Twój temat wymagać będzie Twojej każdorazowej zgody, o ile oczywiście nie wykonujesz funkcji publicznej.

Dane osób sprawujących funkcje publiczne

Istnieją kategorie stanowisk, dla których należało znaleźć rozsądny kompromis między ochroną danych osobowych a prawem swobodnego dostępu do informacji. Zanim więc zdecydujesz się na pełnienie funkcji publicznej, musisz wiedzieć, że nie będzie potrzeba niczyjej zgody na ujawnianie Twoich danych osobowych. Będąc wysoko a nawet średnio postawionym urzędnikiem – ministrem, sekretarzem, członkiem gabinetu politycznego albo samorządu lokalnego nie będziesz mógł zataić informacji na temat: wykształcenia i kwalifikacji, zajmowanego stanowiska, bycia członkiem różnorodnych komisji, szczegółów podróży służbowych, deklaracji na temat dochodów czy posiadanego majątku. Ujawnienia tak wielu informacji wymaga transparentność urzędu i przejrzystość działań, które oceniać będą ludzie w tym potencjalni wyborcy. To z resztą najprostszy sposób na udowodnienie zarówno Twoim zwolennikom, jak i przeciwnikom, że nie masz nic do ukrycia.

Dane osobowe a wizerunek firmy 

Jednak nie tylko politycy czy urzędnicy bywają pod presją ujawniania danych na swój temat. W czasach, w których Internet jest wszechobecny, a dobry wizerunek firmy zależy od sumy poszczególnych wizerunków jej pracowników… kiedy idea employer brandingu osadzona jest na tym, że to zadowoleni podwładni „z potrzeby serca” zachęcają do dołączenia do zespołu… może się zdarzyć, że trudno Ci będzie odmówić przyznania się do pełnienia danego stanowiska lub udzielenia pozwolenia na zdjęcie na firmowej stronie.

Dane osobowe pracowników przestają się mieścić

wyłącznie w teczkach z ich nazwiskiem…

Kultura wielu podmiotów, w szczególności tych mocno zakorzenionych w social mediach, zakłada otwartość i wzajemną promocję w relacji pracownik-firma. W ten sposób organizacje i marki zyskują swoich ambasadorów/liderów/ekspertów, którzy kreują ich wizerunek, firmując go swoim nazwiskiem. To jedna strona medalu. Druga strona to ujawnianie publicznie wewnątrzkorporacyjnych akcji, imprez czy ogólnie rzecz biorąc „atmosfery”, co z kolei może pociągać za sobą nieformalną zgodę na ujawnianie wizerunku utrwalonego na zdjęciach. Warto zatem pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku wyrażania zgody na ujawnianie swojego wizerunku ani na udział w nagraniach z wydarzeń firmowych. Nie może to być tym samym poczytywane jako działanie na szkodę firmy. Udostępnianie wizerunku pracownika uwiecznionego na zdjęciach czy filmach wymaga jego zgody, chyba że na takim zdjęciu znajduje się wiele osób, a on stanowi jedynie element tła. Zgoda powinna również zostać wyrażona na piśmie, ponieważ zgodę tzw. dorozumianą trudno wykazać w przypadku ewentualnego sporu.

Sytuacji, w których istnieje potrzeba ujawnienia swoich danych osobowych na potrzeby firmy, jest od groma. Jeśli zdarzyły Wam się takie, co do których mieliście uzasadnione wątpliwości. Piszcie do nas.

Nie obawiaj się walki o swoje prawa

Nasza firma w pełni wspiera Cię w walce o prawa, godne traktowanie oraz uczciwe wynagrodzenie za wykonaną pracę. Skontaktuj się z nami.
Kontakt

Zadzwoń
+48 500 509 410
i uzyskaj Pomoc